1、首先，要手写或打印退税申请，也可以是情况说明，主要写明因何种原因多交税需要退税，一式两份；
2、在退税申请上加盖公章，要写上经办人的姓名、电话号码；
3、准备营业执照、开户许可证复印件、税票复印件（错误的、正确的）两份或完税证明复印件；
4、携带公章及上述资料到税务局大厅取号办理退税，领取退款申请书签字盖章。然后就是等待退款了，可随时关注企业基本户内的到账情况。
退税和缴税的差别
1、定义不一样：退税是因为一些缘故，税务局按规定将已收税款退还给纳税人。缴税是按税收法律规定，税收机关单位发觉纳税人漏缴或少交税而催促其补交税金的行为；
2、目的不一样：缴税通常是对偷漏税少税行为、错缴税款行为进行改正，是为了纠正不正之风以及征收有效税金等。退税则是回应国家政策以及对缴税人群或个人缓解压力减轻负担的操作；
3、特性不一样：退税即按照规定退还已征收的一部分税金。缴税也被称作追税。二者一个是退，一个是交；
4、归类不一样；
5、范畴不一样。
个税如何退税操作步骤
1、用户可下载个税APP，申请注册并进行验证，同时填写六项扣除费用，这六项费用，可以直接抵扣员工的个税；
2、员工在个税APP扣除费用后，财务人员登录自然人税务管理系统；
3、进到系统之后，选择“扣除信息收集”，把员工在个税APP端提交的个税扣除信息，下载到申报系统；
4、下载好员工的扣除信息以后，回到主界面，选择“选择综合所得申报”，页面跳转，选择正常工资薪金所得；
5、选择正常工资薪金所得以后，网页页面会弹出来个税申报明细表，在本期收入处，填写发放给员工的薪水；
6、填写好个税申请统计表以后，选择“税金计算”，同时填写申报密码，选择“确定”；
7、选择“申报表”报送，页面会弹出公司代扣的个税，假如员工未达到起征点，需补退税处会表明为零，选择“发送报表”就可以。